Kodėl komunikuoti naudinga?
Komunikaciją galima įvardinti kaip vieną svarbiausių įgūdžių gyvenime. Turbūt niekam nekyla abejonių, kad ji gyvybiškai svarbi, kai namuose reikia susitarti dėl atostogų vietos ar būsto pirkimo, darbe pasidalinti darbus ar išspręsti iškilusias problemas, lygiai taip pat „komunikacija“ turėtų būti pirmas į galvą atėjęs žodis, kai tenka paliesti visuomenei aktualius klausimus ar problemas.
Efektyvi ir tinkama komunikacija – situaciją atitinkantis tonas ir priemonės – leidžia pasiekti stulbinančių rezultatų ir net esant krizinei, konfliktinei situacijai rasti sprendimą taikiai. Tai ypač svarbu, jei į jūsų planuojamą įgyvendinti ar jau įgyvendinamą projektą visuomenė žiūri nepalankiai ir yra pasiryžusi viskam, kad darbai strigtų ar apskritai nebūtų atliekami.
Tai, ką šiandien nutylėjome, gali tapti rytdienos antrašte. Todėl užmegztas santykis su visuomene ar jos dalimi, kuriai aktualus įgyvendinamas projektas, įgytas jos palankumas ir pasitikėjimas padės ne tik greičiau vykdyti darbus, bet galbūt net ir sulaukti papildomos pagalbos. Informacija, skleidžiama projektą įgyvendinant, nuramins visuomenę, padidins projekto bei Jūsų organizacijos žinomumą ir, jeigu reikia, padės atkreipti dėmesį į tam tikras problemas ar aktualijas. Komunikacija įgyvendinus projektą atskleis jo svarbą ir naudą, paskatins naudotis sukurta infrastruktūra ar pritraukti investicijų ateityje.
Kur komunikuoti?
Tam, kad komunikacija būtų efektyvi, pravartu pasirengti komunikacijos planą, kuriame būtų numatyta, kam, ką, kada ir kaip komunikuosite. Atsižvelgiant į norimą pasiekti tikslą, pasirenkamos skirtingos priemonės ir skirtingi kanalai.
Jeigu informuoti norite tam tikrą (palyginti nedidelę) bendruomenę ar jos dalį, pasinaudokite tiesioginės komunikacijos galia. Surenkite susitikimus su bendruomene ar jos lyderiais, išdėstysite savo planus ir sukursite diskusijos galimybę – tai padės išvengti gandų ir netikslios informacijos sklaidos. Svarbiausia, kad prieš susitikimą apgalvotumėte ir pasiruoštumėte atsakymus į visus klausimus, ypač kritinius ir nemalonius, kuriuos Jums gali iškelti bendruomenės nariai.
Jei reikia pasiekti konkretaus rajono gyventojus, efektyviausia komunikacijos priemonė yra rajoninė spauda ar regioninė televizija.
Jeigu jums aktualu, kad apie projektą būtų kalbama nacionaliniu lygmeniu, jūsų komunikacija turėtų būti skirta nacionalinei žiniasklaidai: spaudai, televizijai, radijo stotims, naujienų tinklalapiams. Būdų pasiekti pagrindinių visuomenės informavimo priemonių žurnalistus taip pat yra ne vienas. Bene paprasčiausia priemonė – pranešimas spaudai, tačiau labai efektyvūs ir tokie renginiai kaip spaudos konferencijos, spaudos pusryčiai ar pristatymai.
Svarbiausia žiniai paskleisti pasirinkti tinkamiausią priemonę. Pavyzdžiui, jeigu norite pristatyti būsimą projektą, tikriausiai bus pravartu surengti spaudos konferenciją, kurioje papasakosite apie projektą, jo darbų eigą, investicijas, rezultatus ir tai, kuo jis bus naudingas visuomenei. Jeigu pageidaujate pranešti darbų baigimo datą, greičiausiai pakaks tiesiog parengti ir išplatinti pranešimą spaudai, tačiau jeigu norite visuomenei išsamiau pristatyti jau baigtą projektą, pravartu surengti atidarymo renginį ir į jį pakviesti žiniasklaidos atstovus.
Anksčiau efektyviai komunikacijai pakako tradicinių žiniasklaidos priemonių, tačiau šiandien reikėtų pagalvoti ir apie komunikaciją internete (Jūsų ar projekto tinklalapis, naujienų tinklalapiai) bei daug dėmesio skirti komunikacijai socialiniuose tinkluose. Pastaroji priemonė ne tik leidžia reaguoti greitai, užtikrina grįžtamąjį ryšį, bet ir reikalauja palyginti mažai investicijų.
Kaip komunikuoti?
Komunikacijos tonas priklauso nuo pasirinktos priemonės ir norimos paskelbti žinutės, tačiau visuomet galioja viena esminė taisyklė – būkite sąžiningi, nuoširdūs ir nebijokite pasigirti jau pasiektais ar planuojamais pasiekti rezultatais. Taip pat klausykite ir išgirskite, ką apie Jus ar Jūsų projektą kalba visuomenė ir žiniasklaida. Įsiklausykite ir reaguokite. Tik niekada nemeluokite: melas kaip yla greitai išlenda iš maišo.
Stenkitės komunikuoti tada, kai turite ką pasakyti, ypač jei komunikacija pirmiausia skirta žiniasklaidos priemonėms. Žurnalistai kasdien gauna šimtus pranešimų spaudai ir šūsnis kvietimų į skirtingus renginius, todėl, norėdami būti pastebėti, turite parengti išties įdomią ir vertingą informaciją. Vis dėlto nereikėtų būti ir itin kukliems – nebijokite girtis.
Neretai mums atrodo, kad viena ar kita informacija nėra įdomi, tačiau tai gali būti tik mūsų pačių išankstinis nusistatymas. Tai, kuo gyvename, ką žinome, apie ką nuolat kalbame, mums gali pasirodyti „sena naujiena“, nors žiniasklaidai ir visuomenei tai gali būti negirdėta ir įdomi informacija. Be abejo, būna ir atvirkštinių variantų, kai nuveikę nedidelį darbelį įsivaizduojame, kad nuvertėme kalną, ir manome, jog apie tai nori žinoti visas pasaulis. Kai apninka abejonės, paklauskite savęs, ar Jūsų norima skelbti žinia yra aktuali visuomenei ir kiek ji aktuali. Sąžiningas atsakymas padės priimti teisingą sprendimą.
Jei vis dėlto nusprendėte savo žinutę paleisti į platųjį pasaulį, išdėstykite ją aiškiai, tačiau venkite sudėtingų ir ne visiems suprantamų terminų, sudėtingų skaičių (juos apvalinkite), atskleiskite aktualumą visuomenei, naudą. Stenkitės informaciją pateikti kuo glausčiau. Be to, šiandien žiniasklaidai pateikti vien tik tekstą nebeužtenka, būtina pridėti ir teksto turinį atitinkančią nuotrauką. Taip padidinsite galimybę, kad žinia bus perskaityta ir, be abejo, pastebėta.
Jūsų įgyvendinamo projekto įamžinimas nuotraukose, vaizdo įrašuose – prieš ir po – dar viena idėja, kuri pravers komunikuojant su visuomene įvairiuose kanaluose: tiek socialiniuose tinkluose, tiek rengiant informaciją žiniasklaidai, tiek organizuojant viešus renginius.
Tam, kad komunikuotumėte efektyviai, LR finansų ministerija Jums parengė komunikacijos gaires, kuriose paprastai ir aiškiai išdėstytas komunikacijos pradžiamokslis, padėsiantis pasirinkti tinkamiausias priemones, kanalus ir kalbėjimo toną. Gaires rasite ČIA.
